コラム

従業員が休職することに!必要な手続きは?

2020/03/16

■従業員が突然お休みすることになった場合

一緒に働く従業員がけがや病気で突然休むことになった場合、必要な手続きはあるのでしょうか。
従業員のケアをすることも大切ですが、安心して身体の回復に努めてもらうために必要な手続きは何なのかを知っておくことが必要です。
突然従業員が休職することになったときもあわてることなく適切に対応できるように、どのような手続きが必要なのかをチェックしてみましょう。

 

■対象になる症状

けがや病気は、目に見るものだけでなく、鬱病といった精神的な病気も休職の対象になります。
身体的なことや精神的なことで一時的に働けなくなったときに仕事を一定期間休まなければならない状況はいつ誰が見舞われてもおかしくありません。
会社で働く者は、病気になってしまったときにゆっくりと休み、会社にまた復職できるように回復に努めることが大切です。
とはいえ、必ずしも病気になってしまったら一時的に仕事を休まなければいけない法律があるわけではありません。
これは、事業主の考えで判断している会社が多く、会社によってはゆっくり身体の回復に努めるように勧めてくれるところがある一方で、必要な手続きを行うことなく、通常通りの休み扱いとなるところもあります。
会社側が休職制度を設けているのであれば、従業員が一時的に仕事を休む場合、事務上の手続きを行わなければいけません。
従業員から体調不良があることを伝えられた場合には、まず医師や会社の産業医の判断を仰ぎます。
医師や産業医が休んだほうがいいと判断された場合、必要な書類を用意する必要があるので、どのようなものを用意するのか確認してみましょう

 

■必要な書類を確認する

まず、一時的に仕事を休む場合には、人事から必要な書類を用意することを促されます。
会社によって必要な書類には違いがあるので確認してみるといいでしょう。
多くの会社で求められている基本的な書類は、診断書や休職願、長期休務報告書です。
この3点を用意しなければならない会社が多いので、もし体調不良で一時的に休まなければならなくなったときは準備をしておくとスムーズに手続きを進められます。
必要書類の中の一つである診断書は、どのような理由で休務をするのか判断する基準になります。
従業員側から体調不良だから休みがほしいということを一方的に言われても、どのような体調不良で休務を取りたいのかを判断することは困難です。
しかし、医師による診断書を用意することで、どのような理由で休務を取るのかを明確にできます。
また、有効期間を定めてもらうことでメリハリをつけて身体の回復に努めることができ、互いにストレスになりません。
しかし、診断書に有効期間を設けられていても思うように体調が回復しなかったということもあり得ます。
このような場合、有効期間に従い休務期間を自己判断するのではなく、再度病院を受診し医師の診察を受けた上で適切な職場復帰を検討しましょう。
休職願は、従業員が休むタイミングで提出しなければいけません。
一時的に仕事を休むケースには、けがや病気によるものだけでなく、介護や育児も含まれます。
このような場合、本人が必要書類を提出することになります。
しかし、私傷病で休務を申し出る場合には、本人でなくとも上司が提出することも可能です。
それぞれの病状や理由に合わせて提出者を選んでおくと段取りよく進めることができます。
最後に長期休務報告書は、上司が人事に提出する書類です。
この書類を人事に提出することで休みを取る従業員の勤怠や給与管理をしっかりと行います。
従業員が安心して身体の回復に努められるように本人はもちろん、上司や人事も協力して手続きを行わなければいけません。

 

■傷病手当金をもらうには

一時的に従業員が休みを取る場合、傷病手当金を受け取れます。
傷病手当金とは、休みを取る従業員だけでなくその家族の生活を守るための制度です。
支給を開始した日から最長1年半にわたり傷病手当金を受け取ることができ、経済的な不安を解消してくれます。
傷病手当金は、健康保険から支給される制度となっており、申請をするには傷病手当申請書を用意しなければいけません。
自分が加入している健康保険組合のホームページからダウンロードもしくは窓口で申請書を入手できるのでチェックしてみるといいでしょう。
傷病手当金を受け取るには、毎月1回、傷病手当申請書を提出する必要があります。
会社が加入している健康保険組合によって必要書類には違いがあるので、事前に確認しておくと安心です。
また、会社内の法務担当や労務担当は、従業員のサポートを行っているだけでなく、法律に則った書類の作成や申請を行っているので、不安点や疑問点を解決するために相談してみることをおすすめします。
適切な方法で従業員に休務を与えることができ、雇う側も従業員側、相互の信頼関係を損なわない上に不安の解消が可能となります。

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