■従業員から突然退職を申し込まれた場合には
急に神妙な面持ちで社員から「退職したいのですが」と相談されたら、特に忙しい時期や人が足りない時期は困りますよね。
さらに仕事ができる人材であれば、「辞められては困る」という気持ちを抱いてしまうのではないでしょうか。
もしそのような状況になった場合どうしたら良いのか、こちらで詳しく説明していきます。
■どうして辞めたのか話をまず聞く！
もし辞めたいという希望を聞いてしまい、頭の中では「このタイミングでは困る」と思ってしまっても、その感情そのままぶつけないようにしましょう。
いったん申し出た方から、なぜ今退職を考えているのか聞いてみます。
辞める話をするときに気軽な気持ちでいる従業員は少なく、ほとんどが多大なプレッシャーの中勇気を出していっています。
まずは企業側の意見をいうのではなく、どうしてなのか相手の話に耳を傾けるようにしましょう。
もしかしたら結婚と同時に県外へ引っ越すかもしれない場合や介護が始まるなどどうしようもない理由な場合もあります。
頭ごなしに辞めたいと言われただけで会社の都合ばかり話をしてしまっては、お互いの間に溝ができてしまい、悪い結果しか生みません。
話を聞いた後で、会社にとって必要でもう少し頑張ってみないかという話をしてあげましょう。
■会社に不満がないかも聞いてみる
その方にもよりますが、もし会社に不満を持っていてもそのまま退職の直接な理由として話をしてくる方は少なく、ある程度失礼のないような理由にして話す方がほとんどです。
しかし心の奥底では、会社の環境に不満を持っている方も多いものです。
何げなく別の理由で辞めたいと話をしてきたとしても、今の仕事で会社に不満がないのかさりげなく聞いてみましょう。
聞かれても言わない方もいますが、「実は……」と重い口を開いて話してくれる方もいます。
人は仕事の量も多く大変な環境でも、職場の雰囲気が良ければ簡単に仕事を辞めないものです。
そんな素振りもほとんどなかったのに急に退職の申し入れがあるという場合は、何か心に秘めた不満を会社に持っていた可能性も十分にあります。
会社側としても不満を聞いたところで全て要求を受け入れられない可能性もありますが、それでも対策を講じられるかもしれませんのでしっかりと聞いてみましょう。
信頼関係があれば、本音を伝えてくれる可能性も十分にあります。
■代表的な退職の理由
急な退職の場合、とにかく退職したくて仕方ない人が多いので、本当の理由を言わない人がほとんどです。
すでに転職先が決まっている場合や独立起業などをする予定でも、会社が引き止められないような、退職を認めざるを得ないような理由を告げてくる人が多いのが特徴です。
会社の担当者や同僚なども、「きっと嘘だろうな」「事実ではないのだろうな」と勘ぐってしまっても、引き止めるのが難しい代表的な理由をご紹介します。
・家族の介護
高齢化に伴う介護問題が深刻化している中、家族の介護を理由にされると、引き止めるのは難しくなります。
「親の介護のために故郷に戻らなくてはならない」など、場所の移動も理由に挙げられると、「介護休暇を取得しては？」といった提案も聞き入れてもらえません。
・自身の体調不良
実際には転職が決まっているのに、ご自身の体調不良を理由にするケースもよくあります。
肉体労働や介護職なら「腰を痛めてしまい、業務ができない」といったことや女性なら婦人系の病気を挙げる人やうつ病などメンタルヘルスの不調を挙げる人もいます。
病名を詳しく言わなくても、プライバシーの観点から、詳しく聞くこともできません。
休業を提案する方法もありますが、その間の業務の停滞や臨時要員の確保、休業後の復帰ができない可能性も考えると、引き止めにくい理由です。
・配偶者の転勤
「配偶者の転勤に伴って引っ越しをするから、通勤ができなくなる」といった理由も、引き止めにくい理由です。
1人だけ残って働いてほしいなどと引き止めるには、家を用意することや家賃を補助しなくてはなりません。
何より、家族での決断を単身赴任してほしいなどと曲げる権利は会社にはありません。
・家業を継ぐ
「父親が倒れて急遽、実家に戻らなくてはならなくなった」「家業を継いでいた兄が急死した」といった理由や調べがつかないように「親戚の経営する店を急遽手伝わなくてはならなくなった」といった理由を挙げてくるケースも少なくありません。
会社への不満など、本音を引き出すことに成功した場合の理由として、代表的な急な退職の理由は以下のようなものです。
・仕事が合わない
仕事が合わないのは急に生じる理由ではありませんが、うまくいかないと思っていたところへ上司や同僚から不満を言われたり、取引先や顧客からクレームを言われたり、大きなミスをするなど、急に退職したくなる引き金があるはずです。
・オーバーワークで継続が難しい
オーバーワークやワンオペなどにより、心身ともに困憊し、もはやこれ以上は難しいというケースです。
休職や業務の軽減、異動などの改善提案も、なかなか受け入れてもらえない状態まで追い詰められているケースが多いです。
・人間関係に悩んでいる
会社や仕事は嫌いではないけれど、職場の上司や同僚とうまくいかない、いじめを受けているなどのケースです。
人間関係くらいと言わずに、部署異動やうまくいっていない上司の配置転換などの改善提案で、思いとどまってもらえる余地が残されています。
■もし踏みとどまってくれる人がいたら改善するように努力をしよう
退職する理由を聞いたときに会社の中でのことが不満で、正直に話してくれた方がいたとしたらそのままにしていてはいけません。
勇気を出して会社の不満があることを話してくれているからこそ、解決へ向けて努力を行いましょう。
特に退職を考えている方が解決へと向かっていると感じられるように、できれば1ヶ月から3ヶ月以内には結果を出しましょう。
そして皆にはわからないように「最近はどうか。」と、時には声掛けをしてコミュニケーションを取ります。
大切にしてあげると、人の心も変わってきます。
せっかく残ってくれてもアフターフォローがないと、また近いうちに辞めたいと話されるかもしれません。
人と人は信頼関係が大切ですので、コミュニケーションはしっかりと今後も取っていきましょう。
一度は退職を考えた方でも、自分のためにここまで改善してくれて働きやすくしてくれたんだと感じたら、また良いパフォーマンスで仕事をしてくれます。
■意志が固くどうしても辞めたいといわれてしまった後は
全員がまだ退職しないでほしいと言っても踏みとどまってくれるわけではなく、何を言っても意志の固い方もいます。
あまりしつこくしてしまうと逆効果になってしまうためダメだと感じたときには、諦めも肝心です。
そのまま今度は、退職を受け入れて次の作業へと進みましょう。
まず正確にいつ退職をするのかを決め、その日までにしっかりとさまざまな手続きや業務の引き継ぎなどができるようにします。
いつ退職するのかについては、どうしても忙しくすぐに辞められては困る場合もあります。
どのくらいまでいてほしいのか、申し出た方とすり合わせをしながら決めていきましょう。
もし有給が残っていれば、どのように使っていくのかも相談していきます。
辞めるものの引き継いでほしいことがたくさんあるという場合、あまり使ってほしくないと考えるかもしれませんが、法律上日数をわざと減らすことや使えないようにすることはできません。
しっかりと有給消化できるように、話し合いの場をもって計画を立てましょう。
自己都合なのか会社都合なのかでも失業保険の貰い方が変わり、稀にこのことで揉める場合もありますので、退職届を書いてもらいトラブルを避ける必要もあります。
法務部や労務部などとも相談しながら、円滑に手続きが行えるようにしましょう。
特に労務部では退職手続きを具体的に行っていく部署でもありますので、決まったら早めに伝えてください。
■退職までに必要な手続きと流れ
では、いざ退職を認めざるを得ないとき、急な退職のときに行っていくべき手続きはどうなるか、流れを見ていきましょう。
・業務の引き継ぎ
本来であれば、原則として1ヶ月前に退職の申し出が必要なところ、急な退職の場合、業務の引き継ぎにかけられる時間も限られています。
そのため、業務を引き継ぐ人を決めて教えている暇もありません。
上司と同僚が同席のうえで、今後の業務に必要となる事項など口頭で伝えてもらい、情報を書き留めます。
たとえば、営業担当者なら見込み客との進捗状況や気を付けるべき点などです。
事務作業などなら、基本の業務の流れや注意事項などを簡単にまとめた資料などを作成してもらうとスムーズです。
・有給休暇の消化
明日にでも辞めたいほどの状況にある人やすぐに辞めたい人は別として、退職日までに半月程度残っていると、その間に有給休暇の消化を申し出てくる方も少なくありません。
有給休暇の取得は労働者の権利ですので、急な退職だからといってNOとは言えません。
簡易的にでも業務の引き継ぎが行え次第、許可することが必要です。
・返却すべきものの返却
退職日もしくは最終出社日、必要がなくなった段階で貸与している携帯電話やノートパソコン、社員証などを返却してもらいましょう。
・誓約書の記入
退職後も業務で知り得た秘密や個人情報などを漏洩しないことなど、法律のルールや就業規則などのルールに則って、誓約書を書いてもらいます。
・社会保険の手続き
厚生年金や健康保険の資格喪失手続きや健康保険証の返却を受けます。
転職先が決まっていない人には失業保険の手続きを行い、退職後に必要な書類を発送することが必要です。
・退職後の社会保険の手続き
転職しない場合には退職日から2週間以内に、お住まいの自治体の役所に出向き、国民年金と国民健康保険の加入手続きを行いましょう。
また、失業給付の受給を希望している場合には、管轄しているハローワークで申請を行わなくてはなりません。
■契約社員など期間の定めのある雇用契約かも見てみよう
正社員やアルバイト、パートの場合は基本2週間前までに申し出すれば退職がOKです。
しかし契約社員など期間の定めのある雇用契約の場合は、基本契約している期間を満了するまでは辞められないようになっています。
やむを得ない事情がある場合には、契約の解除が認められる場合はOKですが、それ以外の場合は、たとえば6月末までの契約になっていればここまで働くようになります。
どのような契約になっているかも加味しながら、退職の具体的な日付を考えていくようにしましょう。
■どのように引き継ぎをしていくかを考えよう
ほとんど誰に引き継ぐようなものがない職場であれば良いのですが、辞める方によってはその方しかわからない仕事をしていた場合は必ず引き継ぎが必要です。
誰にどのくらいの量を引き継ぎするのかを決め、計画的に伝えていくようにします。
退職が決まっているのに、その日まで上手に終わらせられないとその後も電話をして聞かなくてはならないことも出てきます。
お互いストレスになってしまいますので、こちらも計画性が大切です。
■早めに新しい人を募集しましょう
退職届を受理した後は、ほかに残された従業員が大変にならないように、できる限り早めに求人の募集を行います。
人が溢れているケースは例外ですが、ある程度自分の仕事を抱えている方がさらに引き継ぎをし仕事量が増えてしまうと、毎日の業務にも負担がかかります。
特にギリギリの人数で回している場合には、できるだけ早く新しい人材が決まるように求人を出すようにしましょう。
あまりにも仕事の負担がかかってしまうと、また辞めたい人が出てきてしまうかもしれません。
自社のサイトや雑誌、求人サイトなどに載せて募集をかけましょう。
■企業にとっては急な退職でも本人にとってはやっとの退職
せっかくある程度仕事を覚えてもらい、さらに仕事のできる相手の場合は急に辞められると困ってしまうでしょう。
できれば急に言わないででほしいというのが、企業側からの本音ではないでしょうか。
しかし本人からすると、ずっと悩んでて考えて苦しみやっと言えたということかもしれません。
辞めるということは、何かしら職場に不満がある可能性が高いです。
中には立て続けに同じ現象が起きていて、従業員が足りず困っている場合など、まずは自分たちの働く環境を見直しましょう。
今後も同じような人を作りらない努力が、急な退職者を作りらないコツです。